Pieredzes stāsts: kā “Liepa” ar asistentu ZALO ievieš digitālos risinājumus darba aizsardzībā
Apkārtējā vide un laikmets attīstās ļoti strauji, un nepieciešamība pēc digitālajiem risinājumiem ikdienas darbā kļūst arvien izteiktāka.
Pārmaiņas tehnoloģijās un uzņēmējdarbības vidē skaidri parāda – digitalizācija un automatizācija vairs nav tikai priekšrocība, bet gan būtiska izaugsmes sastāvdaļa. “Man spilgti palicis atmiņā mūsu vadītāja teiktais, ka digitalizācija nav izvēle, bet nepieciešamība, lai uzņēmums varētu ilgtspējīgi attīstīties,” uzsver Gustavs Garaissils, SIA “Mācību centrs “Liepa”” stratēģisko procesu vadītājs, kuram uzticēta atbalsta rīka – darba aizsardzības digitālā asistenta ZALO – attīstība.
“Liepa” ir organizācija ar vairāk nekā 20 gadu pieredzi, kas šobrīd darbojas gan kā profesionālās pilnveides un tālākizglītības iestāde, gan kā kompetentā institūcija darba aizsardzībā, piedāvājot kvalitatīvas apmācības, kā arī konsultējot un sniedzot atbalstu normatīvo prasību ievērošanā un drošas darba vides veidošanā. Uzņēmuma pārstāvis uzsver, ka sadarbības partneru uzticēšanās un viņu atsauksmes ir ļoti svarīgas, lai “Liepa” attīstītos un piedāvātu arvien jaunus pakalpojumus un produktus, un tieši šī atgriezeniskā saite palīdzējusi tapt jaunam risinājumam – atbalsta rīkam ZALO, kas ir digitālais asistents darba aizsardzībā.
“Par digitālo risinājumu ieviešanu domājām jau ilgāku laiku, jo visa nozare strauji digitalizējas. Tas ir svarīgi ne tikai tādēļ, lai stiprinātu konkurētspēju, bet arī, lai sakārtotu un efektivizētu uzņēmuma iekšējos procesus. Nonācām pie loģiska secinājuma – šis ir īstais brīdis rīkoties un mērķtiecīgi virzīties uz attīstību. Izpētot nozarē jau pieejamos rīkus un uzklausot klientu ikdienas izaicinājumus, izstrādājām ērtu un lietotājiem draudzīgu digitālo asistentu, kas būtiski atvieglo darba aizsardzības pārvaldību visos uzņēmuma līmeņos,” stāsta Garaissils.
Digitālais asistents, kas palīdz strādāt gudrāk un labāk
Darba aizsardzības sistēmā ir ļoti daudz dažādas dokumentācijas, un viens no mērķiem bija samazināt papīra patēriņu un birokrātisko slogu. ZALO ir veidots kā praktisks digitālais darba aizsardzības asistents, kas palīdz strukturēti pārvaldīt visus būtiskos darba aizsardzības pasākumus vienotā, pārskatāmā sistēmā, tostarp darba aizsardzības instruktāžas, darbinieku obligātās veselības pārbaudes (OVP), kā arī citus saistītos procesus un uzdevumus. Tas nav tikai rīks dokumentu pārvaldībai, tas palīdz ikdienā strādāt gudri, pārskatāmi un efektīvi.
“Kā mēs paši sakām, pateicoties ZALO, uzņēmuma vadība var naktīs mierīgi gulēt, jo zina, ka ar darba aizsardzību viss ir kārtībā. No mūsu pašu pieredzes varu teikt, ka pirms digitālās sistēmas ieviešanas viens no lielākajiem izaicinājumiem bija datu strukturēšana un pieejamība. Informācija bieži glabājās dažādās mapēs, serveros un failos, kas savā starpā nebija saistīti. Tas radīja situācijas, kurās informācija it kā ir, bet faktiski nav izmantojama, jo to ir grūti atrast, izsekot un uzturēt aktuālu. ZALO šo problēmu atrisina, nodrošinot vienotu vidi, kur visi dati ir strukturēti, savstarpēji saistīti un viegli pārskatāmi. Tas būtiski uzlabo arī izsekojamību – var skaidri redzēt, kas, kad un ko ir darījis,” digitālā asistenta daudzveidīgo pielietojumu uzskaita Garaissils.
Darba aizsardzībā nereti sastopama formāla pieeja, kur uzsvars tiek likts uz parakstu, nevis zināšanām. ZALO nodrošina jēgpilnu pieeju – darbinieks iepazīstas ar viņam aktuālo darba aizsardzības informāciju, pārbauda savas zināšanas un tikai pēc tam apliecina tās ar parakstu. ZALO palīdz šo izpratni veicināt, jo informācija tiek pasniegta strukturēti un atbilstoši darbinieka ikdienas darba pienākumiem. Vēl viens svarīgs ieguvums ir skaidra atbildību definēšana. Sistēmā ir redzams, kurš par ko atbild, kas ir izdarīts un kas vēl jāizdara. Tas samazina haosu, pārpratumus un riskus.
“Pateicoties ZALO, daudzpusīgi reglamentētais un šķietami sarežģītais darba aizsardzības process kļūst saprotams un pārskatāms ikvienam – ne tikai speciālistiem, uzņēmuma vadībai, bet arī pašiem darbiniekiem. Ļoti nozīmīgs ieguvums ir arī laika ietaupījums. Uzņēmumi var atteikties no neskaitāmām “Excel” tabulām, mapēm un manuāliem procesiem, kas līdz šim tika izmantoti darba aizsardzības prasību nodrošināšanai,” būtiskākos ieguvumus ieskicē atbalsta rīka attīstības uzraudzītājs.
Efektivizēt procesus un veicināt konkurētspēju
Konsultējoties ar IT jomas speciālistiem un izstāstot savu vīziju par ZALO, jau projekta sākumā bija skaidrs – ar saviem esošajiem resursiem iecerēto ideju nav iespējams īstenot un ir nepieciešams līdzfinansējums. Projektu izdevās realizēt, pateicoties Latvijas Investīciju un attīstības aģentūras (LIAA) īstenotajai Atveseļošanas un noturības mehānisma digitalizācijas atbalsta programmai mazajiem, vidējiem un lielajiem uzņēmumiem, lai veicinātu komercdarbībā izmantoto procesu digitalizāciju. Īpaši vēlamies izcelt veiksmīgo sadarbību ar IT produktu izstrādātāju “Iconcept”, kura profesionālā pieeja un izpratne ļāva šo risinājumu kvalitatīvi un mērķtiecīgi īstenot.
“Atbalsta mērķis ir veicināt Latvijas uzņēmumu konkurētspēju un paaugstināt produktivitāti. Esam ļoti pateicīgi par šo iespēju, jo jāatzīst – bez šī atbalsta projekta realizācija būtu bijusi ievērojami sarežģītāka. Mūsuprāt, digitalizācija ir ļoti svarīga Latvijas uzņēmumu attīstībai, jo tā palīdz strādāt efektīvāk, optimizēt procesus, samazināt administratīvo slogu un pieņemt datos balstītus lēmumus. Digitalizācija dod iespēju paveikt vairāk ar tiem pašiem resursiem un būt konkurētspējīgākiem gan vietējā, gan starptautiskajā tirgū. Pārstāvot gan darba aizsardzības, gan izglītības nozari, mēs īpaši redzam, kā digitalizācija veicina zināšanu un prasmju attīstību uzņēmumos,” uzsver stratēģisko procesu vadītājs.
Lai gan “Liepa” savos ikdienas procesos ZALO ieviesusi salīdzinoši nesen, jau šobrīd var redzēt, ka ievērojami palielinājusies darba efektivitāte un produktivitāte, jo visi līdz šim manuālie dokumentu sagatavošanas darbi ir maksimāli automatizēti. Arī klātienes vizītes ir kļuvušas daudz efektīvākas, jo sagatavošanās tām aizņem krietni mazāk laika. ZALO arī palīdzējis piesaistīt jaunus klientus un paver iespējas arī tiem uzņēmumiem, kuri vēl tikai uzsāk savu digitalizācijas ceļu.
“Šobrīd jau varam droši teikt, ka iesim savu iesākto ceļu stabili, lai piedāvātu tirgū ērtāko un labāko darba aizsardzības digitālo risinājumu. Turpināsim uzklausīt klientu vajadzības un, iespējams, nākotnē izmantosim līdzfinansējuma iespējas arī citu procesu automatizācijai,” piebilst Garaissils.
Latvijas uzņēmējiem ir pieejams plašs valsts un Eiropas Savienības finansēts atbalsts uzņēmējdarbības attīstībai, kas apkopots vienotajā uzņēmēju portālā business.gov.lv un tā apakšvietnē liaa.business.gov.lv. Tur uzņēmumi var atrast informāciju par dažādām programmām – sākot no finansējuma inovāciju un jaunu produktu attīstībai, eksporta veicināšanas un starptautiskās sadarbības iespējām līdz grantiem uzņēmumu digitalizācijai, tehnoloģiju ieviešanai un produktivitātes paaugstināšanai.
Projekts tiek līdzfinansēts no Eiropas Savienības Atveseļošanās fonda (NextGenerationEU) Kohēzijas politikas programmas 2021.–2027. gadam budžeta līdzekļiem. ENG. European Commission Recovery and Resiliance Facility. Raksta tapšana finansēta ar Atveseļošanas fonda atbalstu” un “Paustie uzskati un viedokļi ir tikai autora(-u) uzskati un viedokļi un ne vienmēr atspoguļo Eiropas Savienības vai Eiropas Komisijas uzskatus un viedokļus. Par tiem nav atbildīga ne Eiropas Savienība, ne Eiropas Komisija. Projekts “Pilnvērtīga inovāciju sistēmas pārvaldības modeļa izstrāde un tā nepārtraukta darbināšana” tiek finansēts no Eiropas Savienības Atveseļošanas fonda līdzekļiem. Paustie uzskati un viedokļi ir tikai autora(-u) uzskati un viedokļi un ne vienmēr atspoguļo Eiropas Savienības vai Eiropas Komisijas uzskatus un viedokļus. Par tiem nav atbildīga ne Eiropas Savienība, ne Eiropas Komisija.
