Valsts sektoram ir vērienīgs resursu taupības potenciāls biroja telpu izmantošanas pieejā

VAS “Valsts nekustamie īpašumi” (VNĪ) pārvaldībā esošā nekustamā īpašuma portfeļa dati liecina, ka Rīgā publiskā sektora iestādes kopā izvietotas 216 ēkās ar kopējo platību nedaudz virs 406 000 m2. Strādāšanas paradumu maiņa tieši ietekmē biroja noslodzi, darba vietu skaitu un nepieciešamo telpu platību, tādēļ, mainot darba vidi un pielāgojoties darbinieku vajadzībām, iespējams vērienīgs finanšu līdzekļu ietaupījums valsts budžetā. Par to pārliecinājušies arī VNĪ klienti, piemēram, Valsts kase, optimizējot nomas telpu platību par 22 %, gadā samazināja nomas un papildu maksājumus par 53 500 eiro, bet Iepirkumu uzraudzības birojs, optimizējot kopējo nomāto telpu platību par 52 %, gadā plāno samazināt nomas un papildu maksājumus par 12 100 eiro. 

Katrai iestādei ir nepieciešams individuāli izvērtēt telpu noslodzi, monitorēt darba vietu izmantošanu, darbinieku strādāšanas paradumus, tostarp ceļā uz biroju pavadīto laiku un transporta izmantošanas veidus, kā arī veikt citus saistošos mērījumus, lai darba telpas kļūtu par instrumentu individuālu un kopīgu mērķu sasniegšanai. No VNĪ pārvaldībā esošajām ēkām tikai 17,5 % gadījumos valsts iestādes nomā modernas telpas B1 kategorijas biroja ēkās. Pārējie nomnieki lieto B2 vai zemākas kategorijas birojus, kuriem raksturīga zemāka energoefektivitātes klase un augstāks vides resursu patēriņš, lai nodrošinātu atbilstošu telpu klimatu un labsajūtu darbiniekiem.

Aktīvs pārmaiņu virzītājs ir Valsts ieņēmumu dienests, kas pārskata lietoto telpu noslodzi, darbinieku paradumus un ir gatavs daļēji atbrīvot nomāto telpu platību ēkā Talejas ielā 1, Rīgā. Atbrīvojot telpas, tiek rasta iespēja arī citām publiskā sektora iestādēm optimizēt un centralizēt savu darbību, pārcelt ministrijas un to padotības iestādes no vairākiem īpašumiem uz vienu, mūsdienīgu un pielāgojamu biroju. Tā ir iespēja atbrīvot neefektīvas kabinetu tipa ēkas, kas vēsturiski būvētas un lietotas kā īres nami, vai pārcelt iestādes no telpām, kas nomātas no privātā sektora. Šādi valsts iestādēm tiktu nodrošināts veids, kā savas funkcijas pildīt energoefektīvās, mūsdienīgās, viegli transformējamās un koplietojamās telpās, kas sekmēs ievērojamu valsts budžeta līdzekļu ietaupījumu un veicinās valsts nekustamo īpašumu portfeļa sakārtošanu.

Pandēmijas laikā bija bažas, ka darbinieki nevēlēsies atgriezties birojā. Colliers dati liecina, ka pašlaik 21 % darbinieku attālināti strādā vienu dienu vai mazāk, tādēļ varam secināt, ka vairums darbinieku birojā tomēr ir atgriezušies. Pētījumā 75 % respondentu norāda, ka vēlētos strādāt birojā ne vairāk par pusi nedēļas, tomēr praksē divas līdz trīs dienas birojā strādā 35 %, kas rezultātā veido 20 % starpību biroja ikdienas apmeklētības statistikā. Jāņem vērā, ka reālais biroju apmeklējums ir ievērojami mazāks par sagaidāmo vai vēlamo un mūsu paradumi ir nostiprinājušies uz attālinātā darba pusi. Birojos šobrīd notiek sociālā mijiedarbība, komandas darbs un sapulces, taču individuālais un radošais darbs, kura īpatsvars saskaņā ar Colliers datiem ir lielāks, noris mājās. Tādēļ birojiem vajadzētu būt vairāk pielāgotiem kopējam un komandas darbam, bet realitātē 65 % publiskā sektora darbinieku strādā kabinetos un 80 % ir individuālais galds.

VNĪ pārmaiņas ieviesa jau 2019. gadā, pārceļoties no trīs adresēm uz vienu aktivitātēs balstītu biroju Talejas ielā 1, Rīgā, samazinot kopējo izmantoto biroja platību par 45 %, darba vietu skaitu par 30 % un telpu uzturēšanā piecu gadu laikā ietaupot 900 000 eiro. Ar pārmaiņām tiek ietaupīti valsts budžeta līdzekļi un mazināta ietekme uz vidi, turklāt darba vides maiņai ir bijusi tieša ietekme uz  darbinieku labsajūtu un piesaistes rādītāju, kas VNĪ sasniedzis 75 indeksa punktus un ir krietni virs publiskā sektora vidējā rādītāja. VNĪ savu pieredzi un ekspertīzi apkopoja “Publiskā sektora biroja izveides vadlīnijās”, kas kalpo kā rokasgrāmata viedas darba vides ieviešanai soli pa solim.

Pandēmijas radītās izmaiņas strādāšanas paradumos un telpu noslodzes samazināšanās tika novērota arī VNĪ praksē pēc pārcelšanās uz viedo biroju, kas bija viens no iemesliem, kādēļ 2022. gada vasarā bija iespējams uzsākt valsts iestāžu kopstrādes pilotprojektu ēkā Talejas ielā 1, Rīgā. Pilotprojekta periodā publiskā sektora iestāžu un kapitālsabiedrību darbinieki varēja izmantot iespēju strādāt aktivitātēs balstītā birojā, VNĪ eksperti sniedza atbalstu un dalījās pieredzē ar iestādēm, kuras uzsākušas darba vides pārmaiņu procesu vai to plāno. Projektā piedalījās un modernas darba vides priekšrocības iepazina teju 400 darbinieku no 33 publiskā sektora iestādēm, savukārt VNĪ apzināja informācijas tehnoloģiju klāstu un būtiskākos aspektus, lai veicinātu mūsdienu prasībām atbilstošu biroju ieviešanu valsts pārvaldē.

Šobrīd VNĪ sadarbībā ar Valsts kancelejas Inovāciju laboratoriju izstrādā valsts iestāžu kopstrādes ekosistēmu projektu, kas paredz nākotnē piedāvāt kopstrādes iespējas vairākām iestādēm vienuviet arī Latvijas reģionos. Darbs uzsākts pēc pērn organizētajām darbnīcām par valsts pārvaldes reģionālo koplietošanas telpu izveidi, kurās piedalījās gandrīz 30 pārstāvju no pašvaldībām un valsts sektora. Pirmos kopstrādes birojus plānots izveidot Cēsīs, Daugavpilī un Liepājā. Turpinot iesākto, tiek izstrādāta iecere kopstrādes biroju atvērt arī Talejas ielā 1, Rīgā.