Liepājas domē mācās taupīt papīru

Liepājas dome piedalījusies Eiropas Savienības finansētā “Erasmus+” projektā, kura rezultātā Centrālajā administrācijā izdevies ievērojami ietaupīt gan izdrukāto dokumentu skaitu, gan izmantoto printeru tinti un tonerus.

Ievērojams ietaupījums

Patērētā daudzums analizēts 2020., 2021. un noslēgumā 2023. gadā. Secināts, ka 2021. gadā toneriem un tintei administrācijas darba nodrošināšanai bija nepieciešami 8157 eiro, bet pērn – 3878 eiro, par 52% mazāk. Papīram 2021. gadā tērēti 2348 eiro, bet 2023. gadā – 750 eiro, par 68% mazāk.

Pat neraugoties uz straujo cenu kāpumu, izmaksas par tinti un toneriem samazinājušās uz pusi, papīram naudas izteiksmē pat trīsreiz mazāk, bet patērēto papīra lapu daudzums krities pat par 75 procentiem.

Visi projektā iesaistītie ir ļoti apmierināti ar rezultātiem un bezpapīra pašvaldības ideja tiks turpināta un vēl tālāk attīstīta, “Kas Jauns Avīzei” teic Liepājas Centrālās administrācijas IT daļas IT pakalpojumu pārvaldības procesu vadītāja  Linda Alksne.

Pieredzes apmaiņa

“Pirmā aktivitāte, projektu uzsākot, bija audits visās pašvaldībās, kuras iesaistījušās. Saskaitījām, cik naudas, piemēram, esam iztērējuši par toneriem, tintēm, papīru. Apzinājām procedūras, kurām ir publicētas veidlapas, kuri pakalpojumi iedzīvotājiem pieejami klātienē, kuri onlainā, kuras iekšējās procedūras prasa daudz printēšanas, ko vēl varētu elektronizēt,” klāsta Alksne. 

Notikusi arī pieredzes apmaiņa – liepājnieki devās skatīties, kā strādā projektā iesaistītās Portugāles un Polijas pašvaldības, bet portugāļi un poļi viesojās pie Vēju pilsētas kolēģiem.

“Portugāles pašvaldība ir diezgan maza, atrodas netālu no Koimbras pilsētas. No IT sistēmu viedokļa mēs esam advancētāki, šajā ziņā esam viņiem solīti priekšā. Noteikti viņi mums aizsteigušies priekšā atkritumu šķirošanā un kopējo printeru izmantošanā.  Kolēģiem nav mazo printerīšu, bet gan lielā tehnika, kura atrodas vestibilā, un turpat notiek šķirošana. Visur atrodas vismaz trīs urnas, noteikti uzreiz sašķiro papīru, plastmasu un visu pārējo. Šajā ziņā vēl varam no viņiem mācīties, mēs to visu pamazām mēģinām ieviest,” stāsta Alksne.

Viņai palikusi atmiņā portugāļu instrukcija darbiniekiem –  padomā, vai tev tiešām to vajag izdrukāt? Vai šis ir pēdējais variants dokumentam?

Palīdzēja kovidlaiks

Nākamā aktivitāte bija pašvērtējuma tests visiem darbiniekiem – punktu sistēmā noteica digitālās prasmes, un katram piemeklēja nepieciešamās apmācības, atbilstoši tam, ko vairāk vajag uzlabot.

“Mums, piemēram, vajadzēja uzlabot dokumentu apstrādi, lai nevis izdrukātu, bet datora programmās mācētu atbilstoši sakārtot. Visiem darbiniekiem uzlikām divus datoru ekrānus, lai var paralēli darboties ar diviem dokumentiem. Mācības notika datu apstrādē, digitālo prasmju apguvē, pamatprasmēs darbā ar dokumentiem, failiem, datu analīzē, kā filtrēt šos datus,” uzskaita Alksne.

“Nevaru noliegt, ka mums palīdzēja arī kovidlaiks, tas ļoti daudz sakārtoja tieši iekšējos procesus. Mums iepriekš notika paralēla plūsma, piemēram, dokuments tika parakstīts gan elektroniski, gan vēl izdrukāts – to visu kovidposms likvidēja. Piemēram, mūsu Juridiskā daļa, arī mēra birojs pēc šā projekta visus ielūgumus sūta tikai elektroniski. Šādi darbojas arī Klientu apkalpošanas centrs un IT daļa. Ieviesām sistēmu, kas uzskaita, cik tiek izdrukāts, varam redzēt atskaites tieši no printeriem. Ļoti liels bija arī vadības atbalsts, un vienmēr tiek vaicāts: kāpēc tu šo izdrukāji?” turpina speciāliste.

Par ko vēl jāpadomā? “Mēs tagad cenšamies reklamēt, lai iedzīvotāji piesakās elektroniski saņemt nekustamā īpašuma nodokļa rēķinus, jo tos vēl sanāk izdrukāt un sūtīt pa pastu. Tas lielākoties gan attiecas uz senioriem. Strādājam pie cilvēku ieradumu maiņas, jo tiešām reizēm gribas izdrukāt un izlasīt, kaut ko pie reizes pasvītrojot. Cenšamies visu laiku parādīt ko jaunu, lai var pēc iespējas vairāk izmantot tieši digitālos rīkus un samazināt izdrukāšanu. Mums vēl ir kur augt,” uzsver Alksne.

Ārsta zīme elektroniski

Liepājas domes mērķis ir noteikti šo visu turpināt un ieviest arī pašvaldības iestādēs. Personāldaļa vairs nepieņem iesniegumus papīra formā, tikai elektroniski, tomēr citu iestāžu personāldokumenti vēl mēdz būt papīra formātā.

“Mums e-pakalpojumu portāls piedzīvos atdzimšanu, lai iedzīvotāji var dokumentus iesniegt elektroniski. Mēs ļoti samazinājām papīra izdevumus, arī sadarbojoties ar Sporta pārvaldi. Tagad vecāki, piemēram, var elektroniski iesniegt ārstu zīmes, tas ir viens no ejošākajiem e-pakalpojumiem. Arī iesniegumus par pabalstiem Sociālajam dienestam iedzīvotāji var iesniegt elektroniski. Piemēram, Ziemassvētku, pirmklasnieku pabalstam, akcijai “Skolas soma”, kas ir paši populārākie, iesniegumus  visbiežāk iedzīvotāji iesniedz elektroniski,” teic Alksne.

Mapes ir, bet tukšas

Tagad pat radusies negaidīta blakne – sapirktas mapes, bet nav ko tajās likt. Tāpat iegādāti skapji dokumentiem, kas tagad lielākoties ir elektroniski, ar smaidu atklāj IT speciāliste. Nosakot jaunā gada mērķus, viens no tiem – lai 80% dokumentācijas būtu elektroniski.

“Vieglāk taču ir datorā atrast sistematizētā veidā saglabāto dokumentu nekā meklēt konkrētu mapi. Galvenais – jāstrādā uz ideju, uz cilvēku ieradumu maiņu. Ja kādas prasmes pietrūkst, tad kaut vai individuāli var skaidrot un pamācīt. Kopumā priecājamies – tas bija mazs, bet ļoti veiksmīgs projekts,” priecājas Alksne.

Par Eiropas naudu

Eiropas Savienības 100% finansētajā “Erasmus+” projektā “Digital&Dematerialization municipalitie”s vadošais partneris bija Vila Nova de Poiares pašvaldība Portugālē, sadarbības partneri – Melecas pašvaldība Polijā un IEBA Biznesa un sociālo iniciatīvu centrs.

Iespējas saudzēt vidi

* Latvijā katrs cilvēks gadā patērē ap 40 kilogramu papīra.

* Lai saražotu kilogramu papīra, nepieciešami 324 litri ūdens, vienai A4 formāta lapai – desmit litri.

* Papīru var pārstrādāt līdz pat septiņām reizēm.

* Viena tonna pārstrādāta papīra ietaupa: 17 kokus; 4100 kilovatu elektrības; četru kubikmetru platību atkritumu poligonā.

Avoti: “Zaļais punkts”, “Ecobaltia vide

Publikācija tapusi ar Latvijas vides aizsardzības fonda finansiālu atbalstu