Ziņojumā skaidro, kādēļ ierēdniecība nespēj veikli pāriet uz e-dokumentiem papīru vietā
Kā šķēršļi lietot e-dokumentus tiek minēti infrastruktūras traucējumi un ierobežojumi, kā arī cilvēkfaktori - ieradumi un apmācību trūkums.
Sabiedrība
2015. gada 6. jūnijs, 09:42

Ziņojumā skaidro, kādēļ ierēdniecība nespēj veikli pāriet uz e-dokumentiem papīru vietā

Jauns.lv

Latvijā pāreju uz e-dokumentu apriti kavē dažādas problēmas, tostarp cilvēciskie faktori un specifiski dokumentu veidi, teikts Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas (VARAM) sagatavotajā ziņojumā "Par Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vides darbību un visaptverošu ieviešanu valsts pārvaldē".

Ziņojumā norādīts, ka e-dokumentu īpatsvars 2013.gadā valsts pārvaldē bija tikai 14%, lai gan valdības rīcības plānā definētais mērķis ir tikt līdz 90% trīs gadu laikā. Ministrija norāda uz vairākiem šķēršļiem, kas traucējuši panākt noteikto mērķi.

Viens no šķēršļiem ir specifisko dokumentu veidi, kuru apriti ar e-parakstu nav iespējams nodrošināt. Tie ir ierobežotas pieejamības informācijas dokumenti, līgumi, dažādu administratīvo procesu dokumentācija, tehniskie projekti, būvprojekti, sarakste ar privātpersonām. E-dokumentu apriti kavē arī e-paraksta neesamība paraksttiesīgajām personām un organizatoriskie procesi iestādē, piemēram, nav ieviesta e-dokumentu saskaņošanas kārtība.

Saskaņā ar iestāžu sniegto informāciju 2013.gadā valsts pārvaldē kopumā apritē bija 5,7 miljoni dokumentu, no tiem ministriju sūtītie dokumenti veidoja aptuveni 10% no kopējā apjoma. Lielākais dokumentu nosūtītājs bija Valsts ieņēmumu dienests (1,6 miljoni) un Valsts policija (vairāk nekā viens miljons). Vairākas iestādes norādījušas, ka iespēju robežās izmanto e-parakstu, bet Tieslietu ministrija informējusi, ka optimizēta e-dokumentu aprite starp ministriju un padotības iestādēm, uz noslēgtās vienošanās pamata nosūtot e-dokumentus bez droša e-paraksta, bet Valsts zemes dienests ir noslēdzis līgumu ar 86 pašvaldībām par savstarpēju e-dokumentu sūtīšanu ar e-parakstu bez laika zīmoga.

Kā viens no risinājumiem, lai sasniegtu noteikto mērķi par e-dokumentu apriti valsts pārvaldē, ir ieviest Publiskās pārvaldes dokumentu pārvaldības sistēmu integrācijas vidi (DIV). Piemēram, ja iestāde nosūta vidēji 6000 dokumentus gadā, iestādei dokumentu aprites izmaksas, izmantojot DIV, var samazināties vidēji par 4760 eiro gadā jeb 23 800 eiro piecos gados, salīdzinot ar dokumentu nosūtīšanu papīra formātā, norāda VARAM. Iestādei, izmantojot DIV, par 100% samazinās pasta sūtījumu izmaksas, lietvežu laiks var tikt ietaupīts 200 stundas gadā jeb divas darba dienas mēnesī, kas samazina darbinieku noslodzi un izmaksas.

Precīzus ieguvumus katrai iestādei un visai valsts pārvaldei gan iespējams aprēķināt, zinot katras iestādes dokumentu aprites izmaksas un dokumentu skaitu pa dokumentu aprites veidiem.

Iestādes, kuras jau ir pieslēgušas DIV, saredz no tās ieguvumus, bet vienlaikus norāda, ka lietotu sistēmu vairāk, ja tā būtu noteikta kā obligāta.

LETA/Foto: Shutterstock