Kur mājas lietas dokumenti? Kamīnā!

Pārvaldīšanas uzņēmumam esot vairākas tiesvedības par mājas lietas nodošanu.  Vienā lietā bijušais pārvaldnieks apelācijas instancē tiesu zaudēja. “Berga Nami” ir griezies pie zvērināta tiesu izpildītāja, lai aizbrauc pakaļ dokumentiem. Situācija vienlaikus ir gan smieklīga, gan absurda, atzīst Kalniņš.

BIS obligāts divus gadus

Būvniecības informācijas sistēmas izmantošanu ar likumu jau gandrīz divus gadus ir noteikusi valsts. Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums paredz, ka no 2023. gada 1. marta BIS obligāti elektroniski jākārto mājas lietas visās daudzdzīvokļu dzīvojamās mājās, kurās ir vairāk nekā trīs dzīvokļi.

Pēc BIS pārziņa, Būvniecības valsts kontroles biroja (BVKB) datiem, Latvijā ir reģistrētas 39 487 daudzdzīvokļu dzīvojamās mājas ar 720 973 dzīvokļu īpašumiem.

BIS reģistru nodaļas vadītāja Iveta Putne atklāj, ka uz 10. februāri BIS bija reģistrēti 1417 pārvaldnieki. Sadaļā “Dokumenti” mājas lietas ir aizpildītas 11 344 ēkām. Putne gan norāda, ka  daudzdzīvokļu māju skaits - 39 487 – nenozīmē, ka tik arī jābūt mājas lietām, jo katrai ēkai tā var nebūt, dokumentus var kārtot par vairākām ēkām kopā, piemēram, ja tās atrodas uz viena zemesgabala.

Putnei ir grūti pateikt, cik vajadzētu būt reģistrētām mājas lietām BIS. Pārvaldnieku aktivitāte esot viļņveidīga, atkarībā no likuma prasībām. Pirmā interese bijusi tad, kad bija jāsāk kārtot mājas lieta, t.i., no 2023. gada 1. marta. Kad BVKB automātiski izsūtīja paziņojumus dzīvokļu īpašniekiem, ka mājai nav veikta vizuālā apsekošana, bija nākamais aktivitātes periods. Savukārt līdz 2024. gada 31. decembrim BIS bija jānorāda dzīvokļu īpašnieku kontakti – tad sistēmā reģistrējās daudzi jauni pārvaldnieki.

Neviens nekontrolē

Gan “Berga Nami” (apsaimnieko 70 ēkas), gan akciju sabiedrības “Civinity mājas” (pārvalda ap 600 namus) valdes locekle Nora Birkena vērtē: lai gan valsts ir noteikusi mājas lietu kārtošanu BIS pārvaldniekiem kā obligātu darbību, pār šo procesu nav nekādas kontroles.

“Ja valsts ir uzņēmusies šefību par apsaimniekošanas nozari un liek publicēties BIS, tad likumā vajadzēja būt arī pārejas noteikumiem, kas noteiktu, ka tiem pārvaldniekiem, kuri nekārto mājas lietas BIS, būtu jāatņem pārvaldnieka sertifikāts,” uzskata Kalniņš.

“Ņemot vērā, ka BIS ir paredzēta, lai centralizētu un uzlabotu dzīvojamo māju pārvaldību, valsts kontrole varētu būt nepieciešama, lai nodrošinātu, ka visi pārvaldnieki izmanto šo sistēmu, ievērojot likuma prasības,” piekrīt arī Birkena.

Savukārt Ekonomikas ministrija skaidro, ka dzīvojamo māju pārvaldīšana ir privāttiesiskas attiecības, un valsts nekontrolē to izpildi, izņemot jautājumos, kas skar negodīgu komercpraksi un patērētāju tiesības. Savukārt privātajās tiesībās interešu aizsardzība notiek, ceļot prasību tiesā.

“It kā jau likums paredz pārvaldnieka administratīvo atbildību, ja netiek veiktas obligātās pārvaldīšanas darbības, starp kurām ir arī mājas lietas kārtošana,” norāda Kalniņš.  Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likumā noteikts, ka šādā gadījumā piemēro brīdinājumu vai naudas sodu. Ja dzīvokļa īpašnieks redz, ka BIS netiek kārtota mājas lieta vai netiek pievienoti nepieciešamie dokumenti, būtu jāgriežas valsts vai pašvaldības policijā, vai pašvaldības īres valdē.

Nenodod informāciju

Mājas lietu nekārtošana BIS godprātīgiem pārvaldniekiem sagādā pamatīgas galvassāpes. “Lielie pārvaldnieki ir korekti, nododot mājas lietas. Bet mazie, kas pārvalda vienu – trīs mājas, nenodod mājas lietas un arī nepilda BIS,” apgalvo Kalniņš. “Lielākās problēmas ar dokumentu iegūšanu ir no dzīvokļu īpašnieku biedrībām un dzīvokļu īpašnieku kooperatīvajām sabiedrībām, kuras parasti pārstāv kāda pilnvarotā persona. Biedrība tad parasti saka: par mājas lietu neko nezinām. Kur dokumenti? Kamīnā! Vienīgā iespēja ir griezties tiesā.”

“Ir situācijas, kad citi pārvaldnieki nenodod pilnvērtīgu informāciju, un tas, protams, apgrūtina darbu,” atzīst arī lielākais pārvaldnieks valstī - pašvaldības SIA „Rīgas namu pārvaldnieks” (RNP), kas apsaimnieko ap 3500 namu.

“Situācijā, kad pārvaldnieki neizmanto BIS, var novest pie datu trūkuma vai nesaskaņotības, kas apgrūtina ēku pārvaldīšanu un samazina darba efektivitāti,” spriež “Civinity mājas” pārstāve. “Lai risinātu šo jautājumu, būtu jānodrošina skaidras vadlīnijas, kā šādus pārvaldniekus integrēt BIS sistēmā, un jānosaka, kā jaunais pārvaldnieks varētu pārņemt šo informāciju, lai veiktu nepieciešamos uzlabojumus.”

Nepazūd pamatinformācija

Pirms diviem gadiem, nosakot obligāti lietot BIS, ir izveidojusies situācija, ka pārvaldnieki strādā gan ar BIS, gan ar saviem klientu portāliem, t.i., savā ziņā dara dubultu darbu.

“Apsaimniekošanas pakalpojumu digitalizācija nesākās pirms diviem, trim gadiem, tā sākās daudz ātrāk. Dzīvokļu īpašnieki prasīja digitālās saziņas iespējas. Lielākajiem pārvaldniekiem ir savas sistēmas, tās ir dažādas, atšķiras,” atzīst Latvijas Namu pārvaldītāju un apsaimniekotāju asociācijas valdes priekšsēdētājs Ģirts Beikmanis. “Ja pārvaldniekam ir savs klientu portāls, aplikācija – kāpēc ne, tas ir uzņēmuma bonuss.”

Beikmanis uzsver, ka BIS galvenā priekšrocība ir tā, ka brīdī, kad dzīvokļu īpašnieku kopība nomaina pārvaldnieku, pamatinformācija par daudzdzīvokļu namu nekur nepazūd, netiek aizskartas dzīvokļu īpašnieku tiesības un intereses.

Arī Ekonomikas ministrija norāda, ka “ar BIS izveidi nekad nav bijis plānots aizstāt pārvaldnieku informācijas sistēmas, bet gan nodrošināt, lai informācijā būtu pieejama arī pārvaldnieku maiņas gadījumā, ko nenodrošina pārvaldnieku sistēmas. Līdz ar to arī jautājumi, kas ir saistīti ar ērtākiem pārvaldīšanas procesiem, piemēram, iespēja nodot saskaitītāju rādījumus, nekad nav bijusi plānota BIS ietvaros”.

“Civinity mājas” ir izveidojis elektronisko mājas lietu, no kuras ar vienu pogas klikšķi dokumenti tiek pārsūtīti uz BIS sistēmu. “Paralēli tam klientu portālā, autorizējoties kā īpašnieks, var arī redzēt noteiktas mājas lietas sadaļas. Ko tas nozīmē?  Esam efektivizējuši darbu, lai vieni un tie paši dokumenti nebūtu jāvada vairākās sistēmās. Tiek taupīts resurss - papildus darbinieki, laiks,” stāsta Birkena.

Savukārt “Berga Nami” klientu portāla sistēma nav integrēta ar BIS, un uzņēmums arī netaisās kaut ko mainīt. “Turpināsim gan ievietot materiālus BIS, gan uzturēt savu klientu portālu,” saka Kalniņš. “Lai dokumentus integrētu BIS, būtu jāpārbūvē visa sistēma. Pat nezinu, vai mūsu norēķinu sistēmas spēj “draudzēties” ar BIS.”

Klientu portāli ar plašākām funkcijām

Visi aptaujātie pārvaldnieki – “Berga nami”, RNP un “Civinity mājas” - uzsver, ka uzņēmumu izveidotie klientu portāli ir ar daudz plašākām funkcijām, nekā mājas lieta BIS, un BIS nekad neaizstās pārvaldnieku klientu portālus.

“Mūsu portāls ir nesalīdzināmi plašāks par vienkāršu informācijas krātuvi,” saka RNP sabiedrisko attiecību un mārketinga nodaļas vadītāja Inita Kabanova. “Tā ir vide, kurā var ne tikai nodot skaitītāju rādījumus un samaksāt rēķinus, bet arī pieteikt dažādus darbus, ērti pievienot īrniekus, saņemt informāciju par remontdarbiem, kādu pakalpojumu atslēgumiem, semināriem, redzēt visu informāciju par māju - plānotos un paveiktos darbus, nākamo gadu tāmes, mājas uzkrājumu, parādu.”

“BIS nevar aizstāt RNP vidi saziņai ar saviem klientiem, un tai arī tas nav jādara,” uzsver Kabanova, piebilstot, ka BIS kā vienota sistēma par visām būvēm ir vērtējama pozitīvi. “BIS nodrošina vienu platformu pamatinformācijai par būvēm, turklāt nelieliem pārvaldniekiem un dzīvokļu īpašnieku biedrībām tā var būt arī platforma informācijas nodrošināšanai dzīvokļu īpašniekiem.”

Nelielie namu pārvaldnieki nevarēs izveidot savus klientus portālus, tāpēc viņiem tieši BIS nodrošinātās funkcionalitātes varētu būt svarīga ikdienas darbā, vienisprātis ir aptaujātie pārvaldnieki.

Ar BIS strādāt nav vienkārši

Lai gan BIS darbojas jau divus gadus un visu laiku tiek pilnveidota, pārvaldnieki uzskata, ka sistēmas lietošana ir sarežģīta gan uzņēmumiem, gan dzīvokļa īpašniekiem.  Kalniņš vērtē, ka BIS nav intuitīvs: “Kā klients ieeju BIS, priekšā tāds un šitāds reģistrs, un nezinu, kur iet, ko spiest. Uzņēmumā ir atsevišķi kolēģi, daži, kas BIS ir “izkoduši” un kuriem ir uzdevums ar to strādāt. Visi pārējie BIS iekšā neiet, jo to nesaprot.”

“Pārvaldniekam, kas jau strādā ar esošu klientu bāzi, pašlaik patiesi nav vienkārši ar BIS apmainīties ar datiem,” atzīst arī Kabanova.

Savukārt “Civinity mājas” uzskata, ka galvenā BIS sistēmas vājā vieta ir tās lēnums, kas ietekmē lietotāju darba efektivitāti.

Putne nenoliedz, ka agrāk BIS bija problēmas ar ātrumu, bet tagad tās ir atrisinātas. Pērn BVKB esot daudz ieguldījis, lai sistēma strādātu ātrāk.

Nav grāmatvedības programma

“Pirms mēneša ar BVKB runājām, ka nesaņemam paziņojumus, ja kāds īpašnieks ievieto BIS kādu dokumentu. “Berga Nami” ir 70 objekti, un tas nozīmē, ka manuāli ir jāiet cauri BIS, vai nav parādījies kāds jauns dokuments,” atklāj Kalniņš.

Putne apgalvo, ka vienīgais, ko dzīvokļu īpašnieki BIS var pievienot mājas lietā, ir lēmumi. Tas nozīmē – ja aptauja vai kopsapulce ir notikusi ārpus BIS, un manuāli tiek pievienots lēmums, tad automātiski netiek nosūtīts paziņojums, ka šāds dokuments ir atrodams mājas lietā. Taču BVKB strādājot pie tā, lai pilnveidotu šo funkciju un par lēmumu pievienošanu būtu paziņojums.

Pārvaldnieki arī sūdzas, ka BIS nav iespējams ievietot grāmatvedības datus, informāciju par parādiem.“Kas tiek domāts ar grāmatvedības dokumentiem?” pārjautā Putne. “BIS nav grāmatvedības programma, mājas lietā atrodas mājas pārvaldīšanai svarīgie dokumenti un dati. Mājas lietai tiek pievienoti trīs veida finanšu dokumenti un dati. BIS var pievienot pārvaldīšanas izmaksas, kas ir pa mēnešiem vai ceturkšņiem. Ja summa parādīsies negatīva, var uzskatīt, ka mājai par kaut ko ir parāds. BIS reizi gadā var pievienot ieņēmumu un izdevumu pārskatu, un atsevišķa finanšu sadaļa ir uzkrātie līdzekļi par māju.”

Gan Ekonomikas ministrija, gan BVKB norāda, ka visu laiku tiek strādāts, lai pilnveidotu saskarni.